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4 étapes à suivre pour une optimisation efficace de votre chaîne d’approvisionnement pharmaceutique

Découvrez l'approche stratégique de l'approvisionnement, comprenez les concepts clés qui régissent votre chaîne d'approvisionnement et découvrez comment les optimiser.

By AdvaCare Pharma USA

Ce n’est un secret pour personne que chaque distributeur du secteur des produits pharmaceutiques et de santé doit s’attendre à des cycles de vente différents. Les périodes de pointe pendant lesquelles le stock doit être augmenté en raison d’une demande accrue, et les périodes creuses pendant lesquelles le stock doit être maintenu au minimum. Pour bien faire, les délais doivent être calculés méticuleusement. Cependant, un défi persiste : vos fournisseurs ne veulent pas partager leurs données sur la demande. Cela est généralement dû à des contraintes technologiques ou à l’absence d’incitations financières, ce qui entraîne des flux de stocks non optimisés.

Ce manque de coordination signifie que les distributeurs ont un contrôle limité sur leur chaîne d’approvisionnement, ce qui rend presque impossible la synchronisation de la chaîne d’approvisionnement de bout en bout. Pourtant, un distributeur peut encore prendre certaines mesures pour atténuer les conséquences négatives.

 

ÉTAPE 1 : Mettre en œuvre une approche stratégique de la sélection des fournisseurs dans votre service des achats

Auparavant, le service des achats d’une entreprise de distribution pharmaceutique ou médicale n’était responsable que de la gestion des capitaux et des consommables. Toutefois, ses responsabilités se sont maintenant élargies pour inclure un plus large éventail de rôles et une coordination entre les départements. Cette complexité croissante exige une approche plus stratégique des achats.

Tout d’abord, il est important que le service des achats comprenne les quatre aspects de la stratégie d’entreprise, car elle touche à toutes ces composantes :


  1. Identité de l’entreprise :
    Que fait l’entreprise et le service des achats comprend-il vraiment le modèle d’entreprise ?

  2. Placement sur le marché :
    Qui sont vos clients et que veulent-ils vraiment ?

  3. Capacités de l’entreprise :
    Quelles sont vos forces, vos faiblesses et vos objectifs à long terme ? Peuvent-ils être atteints et quel est le plan de croissance de l’entreprise ?

  4. Questions de gestion :
    L’entreprise dispose-t-elle des ressources nécessaires pour atteindre ses objectifs ?

 

Ensuite, envisagez des processus clairs, voire des listes de contrôle, que votre service des achats devra suivre au cours du cycle d’approvisionnement à paiement. « Dépendez du système, pas de la personne » devrait être la devise du manager qui dirige le département. Ainsi, chaque étape doit être clairement définie et systématisée dans un « cycle de l’approvisionnement au paiement » plutôt que de dépendre uniquement de chaque employé pour remplir son rôle.

  • Identifier les besoins
  • Autorisation de demande d’achat
  • Contact avec le(s) fournisseur(s)
  • Traitement et analyse des devis
  • Bon de commande
  • Transport/Importation
  • Réception et traitement des marchandises
  • Facturation

ÉTAPE 2 : Soutenez votre planification des achats avec des données

L’analyse est impossible sans données. La bonne nouvelle est que la collecte de données, bien que parfois fastidieuse, est la partie facile. Le processus peut également être automatisé, ce dont nous parlerons plus tard. Un autre point positif est que vous pouvez les collecter avant même de décider des paramètres par lesquels vous souhaitez les analyser. Toutefois, vous devez d’abord déterminer le type de données à collecter et la meilleure façon de les catégoriser.

Efficacité de l’inventaire

La mise en œuvre d’un logiciel de planification des achats peut accroître considérablement l’efficacité des stocks. Certains logiciels avancés peuvent même tenir compte des prévisions météorologiques, des tendances actuelles et des statistiques nationales sur les soins de santé pour ajuster les prévisions de l’offre et de la demande. Quoi qu’il en soit, les logiciels ne sont pas toujours une option en raison de problèmes de compatibilité, de contraintes financières ou d’autres raisons. Si c’est le cas, vous pouvez opter pour des mesures simples de suivi des données. Cela permet de limiter au maximum les ruptures de stock ou les surstocks. En outre, la sophistication des nouveaux logiciels n’est peut-être même pas nécessaire pour obtenir des résultats si l’on considère la règle des 80/20 – consacrer 20 % du temps, des efforts et des ressources pour obtenir une augmentation de 80 % de l’efficacité. Parfois, il suffit de mettre en œuvre des données simples déjà disponibles, ainsi que de nouvelles mesures, pour obtenir des résultats suffisants et un meilleur contrôle de votre inventaire.

Mesures de base spécifiques à l’inventaire que vous devez prendre en compte :


  1. Inventaire total :
    la quantité totale de marchandises ou de matières premières en main.

  2. Stock total en % des ventes :
    stock à la fin de chaque trimestre divisé par les ventes pour la même période ⟶ multiplier par 100.

  3. Rotation des stocks :
    un ratio montrant combien de fois les stocks sont vendus et remplacés dans une période donnée.

  4. Jours de rotation des stocks :
    Le nombre de jours de la période d’inventaire divisé par la rotation des stocks pour calculer le nombre de jours nécessaires pour vendre les stocks en main.

  5. Taux de rotation des comptes créditeurs :
    montant total des achats effectués à crédit divisé par la moyenne des comptes créditeurs sur une période donnée.

  6. Jours de rotation des comptes créditeurs :
    Nombre moyen de jours pendant lesquels une créance reste impayée.

 

ÉTAPE 3 : Prévoyez des délais d’exécution

Les distributeurs pharmaceutiques et médicaux ne doivent pas compter sur les fournisseurs pour respecter les délais, mais plutôt planifier sur l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement. Dans le cadre des bonnes pratiques d’inventaire, il convient de considérer la date à laquelle un produit particulier doit être en rayon, puis de travailler à rebours à partir de là. Les données des points de vente (POA) vous informeront sur les produits qui doivent être prioritaires, ce qui permettra de rendre le cycle d’approvisionnement plus efficace. En outre, la pratique consistant à prendre en compte les données de la POA reflète l’accent mis sur les résultats des patients, ce qui permet également de mieux contrôler les stocks. Si vous ne disposez pas des données de la POA, travaillez avec vos clients ou les détaillants pour vous informer à ce sujet.

Un autre exemple d’une meilleure planification dans la chaîne d’approvisionnement consiste à limiter la quantité vendue à chaque client, si un produit est en rupture de stock, plutôt que de l’épuiser. D’autant plus que cette dernière peut être la conséquence la plus dommageable d’un mauvais contrôle des stocks, car elle entraîne non seulement une perte financière à court terme, mais aussi une éventuelle perte de fidélisation de la clientèle.

Envisagez la mise en place d’un système d’incitation qui vous permettrait de fournir une partie du stock maintenant, et le reste du stock plus tard avec une légère remise, car de cette manière vous êtes sûr de conserver la vente et de fidéliser la clientèle.

 

…pour atteindre l’efficacité des stocks, considérez la règle 80/20 : consacrez 20 % du temps, des efforts et des ressources pour obtenir une augmentation de 80 % de l’efficacité.

 

ÉTAPE 4 : Responsabilisez vos gestionnaires

Outre l’importance des systèmes et des processus, des managers compétents, notamment le responsable des achats, sont également essentiels au bon fonctionnement d’une entreprise de distribution. Tous doivent suivre une formation adéquate et disposer des outils nécessaires pour gérer efficacement leurs départements respectifs.

  1. Communication interdépartementale :
    Les réunions de gestion structurées sont absolument cruciales pour le bon fonctionnement de toute organisation. Le responsable de chaque département doit connaître les problèmes et les défis permanents auxquels l’ensemble de l’entreprise est confrontée. L’implication dans les processus d’autres départements doit être encouragée, mais seulement si elle est structurée. Il faut également disposer d’une plateforme informatique pour faciliter la communication entre les gestionnaires afin de partager les informations et de répartir les tâches.
  2. Les indicateurs clés de performance du département des achats :
    Créez un moyen de suivre les performances du service des achats. Dans une entreprise de distribution, il est courant que le département des ventes ait des KPI (Key Performance Indicators) ou des objectifs de vente. Au contraire, la même chose n’est souvent pas mise en œuvre pour le service des achats.
  3. Incitations financières :
    L’amélioration de l’efficacité du cycle d’approvisionnement devrait être encouragée pour les responsables concernés, et peut-être même pour les employés de niveau inférieur concernés par l’approvisionnement et l’entreposage. Envisagez une structure d’incitation durable qui encourage une culture axée sur les résultats et l’engagement des employés.
  4. Une formation efficace :
    Le responsable des achats doit organiser des réunions hebdomadaires au sein du département, avec une liste de contrôle claire de ce qui doit être discuté et réalisé avant la prochaine réunion. Le responsable doit non seulement recevoir une formation continue, mais aussi être chargé d’organiser des ateliers pour remédier aux faiblesses du service. Dispenser un enseignement formel, qu’il s’agisse d’un cours technique ou d’un cours de certification, aide non seulement l’entreprise mais permet également de conserver des cadres de valeur.
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