4 pasos a seguir para una optimización eficiente de su cadena de suministro farmacéutico

marzo 18, 2019
4 Steps to Follow for Efficient Optimization of Your Pharma Supply Chain
Aprenda sobre el enfoque estratégico para la adquisición, comprenda conceptos clave que ejecutan su cadena de suministro y descubra cómo optimizarlos.

No es ningún secreto que cada distribuidor en la industria de productos farmacéuticos y de salud tiene que esperar diferentes ciclos de ventas. Los tiempos pico durante los cuales el inventario debe aumentarse debido a una mayor demanda y tiempos bajos en que el stock debe mantenerse al mínimo. Para hacerlo bien, los tiempos de entrega deben calcularse meticulosamente. Sin embargo, persiste un desafío: sus proveedores no compartirán sus datos de demanda. Esto generalmente se debe a restricciones tecnológicas o falta de incentivos financieros, lo que resulta en flujos de inventario que no están optimizados.

Tal falta de coordinación significa que los distribuidores tienen un control limitado sobre su cadena de suministro, lo que hace que sea casi imposible sincronizar la cadena de suministro de extremo a extremo. Sin embargo, todavía hay algunos pasos que un distribuidor puede tomar para mitigar las consecuencias negativas.

Paso 1: Implemente un enfoque estratégico para el abastecimiento en su departamento de adquisiciones

El departamento de adquisiciones en un negocio de distribución farmacéutica o médica solía ser responsable solo de manejar capital y consumibles. Sin embargo, sus responsabilidades ahora se han expandido para incluir una gama más amplia de roles y coordinación de departamentos cruzados. Esta creciente complejidad requiere un enfoque más estratégico para la adquisición.

En primer lugar, es importante que el departamento de adquisiciones comprenda los cuatro aspectos de la estrategia corporativa porque toca todos estos componentes:

  1. Identidad de la empresa: ¿Qué hace la empresa y el departamento de adquisiciones realmente entiende el modelo de negocio?
  2. Colocación del mercado: ¿Quiénes son sus clientes y qué realmente quieren?
  3. Capacidades de la empresa: ¿Cuáles son sus fortalezas, debilidades y objetivos a largo plazo? ¿Se pueden lograr y cuál es el plan de crecimiento de la compañía?
  4. Problemas de gestión: ¿Tiene la compañía los recursos necesarios para cumplir con los objetivos?

A continuación, considere procesos claros, incluso listas de verificación, para que su departamento de adquisiciones lo siga durante el ciclo de procuración a pago. "Depende del sistema, no de la persona" debería ser el lema que el gerente ejecuta el departamento. Por lo tanto, cada paso debe estar claramente definido y sistematizado en un "ciclo de procuración a pagar" en lugar de solo depender de cada empleado para cumplir su papel.

  • Identificar requisito
  • Autorización de solicitud de compra
  • Contacto con los proveedores
  • Procesamiento y análisis de cotizaciones (s )
  • Orden de compra
  • Transporte/importación
  • Recibo y procesamiento de bienes
  • Facturación

Paso 2: Apoye su planificación de adquisiciones con datos

El análisis es imposible sin datos. La buena noticia es que recopilar datos, aunque a veces tediosos, es la parte fácil. El proceso también se puede automatizar, lo que discutiremos más adelante. Otro punto positivo es que puede recopilarlo incluso antes de decidir las métricas por las cuales le gustaría analizarla. Sin embargo, debe determinar primero qué tipo de datos recopilar y cómo clasificarlos mejor.

Eficiencia de inventario

La implementación del software de planificación de adquisiciones puede aumentar significativamente la eficiencia del inventario. Algunos software avanzado pueden incluso tener en cuenta los pronósticos meteorológicos, las tendencias continuas y las estadísticas de atención médica doméstica para ajustar los pronósticos para la oferta y la demanda. De todos modos, el software no siempre es una opción debido a problemas de compatibilidad, limitaciones financieras u otras razones. Si este es el caso, puede decidir sobre las métricas simples de seguimiento de datos. Esto asegurará que quedarse sin existencias o exageración sea muy limitado. Además, la sofisticación con el nuevo software podría no ser necesaria para obtener resultados si considera la regla 80/20, gastando el 20% del tiempo, el esfuerzo y los recursos para lograr un aumento del 80% en la eficiencia. A veces, solo los datos simples que ya están disponibles, junto con algunas métricas recién reunidas, deben implementarse de manera efectiva para obtener resultados suficientes y un mejor control sobre su inventario.

Métricas básicas específicas de inventario que debe considerar:

  1. Inventario total: La cantidad total de mercancías o materias primas disponibles.
  2. Inventario total como un % de ventas: inventario al final de cada trimestre dividido por ventas para el mismo período ⟶ multiplicar por 100.
  3. Facturación del inventario: una relación que muestra cuántas veces se vende el inventario y se vende y se vende el inventario y reemplazado dentro de un tiempo dado.
  4. Días de turno de inventario: días en el período de inventario dividido por la facturación del inventario para calcular los días que lleva vender el inventario a mano.
  5. Las cuentas de facturación por pagar: Cantidad total de compras realizadas a crédito divididas por las cuentas promedio pagaderas en función de un período determinado.
  6. Cuentas por pagar días de giro: Número promedio de días que un pagadero permanece impagado.

Paso 3: Planificar los plazos de entrega

Los distribuidores farmacéuticos y médicos no deben confiar en los proveedores para cumplir con los plazos, sino planificar en toda la cadena de suministro. Como buenas prácticas de inventario, considere la fecha en que un producto en particular debe estar en el estante y luego trabajar desde allí. Los datos de punto de venta (POA) le informarán sobre productos que deberían tener la prioridad, y esto a su vez impulsará un ciclo de adquisición más eficiente. Además, la práctica de considerar los datos de POA refleja un enfoque en los resultados del paciente, lo que a su vez también impulsa mejores controles de inventario. Si POA Data no está disponible para usted, trabaje con sus clientes o los minoristas para informarse al respecto.

Otro ejemplo de mejor planificación en toda la cadena de suministro es limitar la cantidad vendida a cada cliente, si un producto tiene un stock bajo, en lugar de quedarse sin él. Especialmente porque el posterior puede ser la consecuencia más dañina del mal control de inventario, ya que no solo resulta en la pérdida financiera a corto plazo, sino también la posible pérdida de retención de clientes.

Considere establecer un esquema de incentivos donde proporcionaría parte de las acciones ahora, y la cantidad restante de acciones más tarde con un ligero descuento, ya que de esta manera puede estar seguro de mantener la venta y lograr la retención de los clientes.

... Para lograr la eficiencia de inventario, considere la regla 80/20: gaste el 20% del tiempo, el esfuerzo y los recursos para lograr un aumento del 80% en la eficiencia.

Paso 4: Empoderar a sus gerentes

Además de la importancia de los sistemas y procesos, los gerentes capaces, especialmente el gerente de adquisiciones, también son vitales para las operaciones de un negocio de distribución exitoso. Todos ellos deben pasar por una capacitación adecuada y tener las herramientas necesarias para administrar efectivamente sus respectivos departamentos.

  1. Comunicación interdepartamental: Las reuniones de gestión estructuradas son absolutamente cruciales para las operaciones efectivas de cualquier organización. El gerente de cada departamento debe conocer los problemas y desafíos continuos que enfrenta toda la compañía. Debe alentarse en los procesos de otros departamentos, pero solo cuando dicha participación está estructurada. También debe haber una plataforma de TI para facilitar la comunicación entre los gerentes para compartir información y asignar tareas.
  2. Departamento de adquisiciones KPI: Cree una forma de rastrear el rendimiento del departamento de adquisiciones. En un negocio de distribución, es común que el departamento de ventas tenga KPI (indicadores clave de rendimiento) o objetivos de ventas. Por el contrario, lo mismo a menudo no se implementa para el departamento de adquisiciones.
  3. Incentivos financieros: Mejorar la eficiencia del ciclo de adquisición debe ser incentivado para los gerentes involucrados, y tal vez incluso a los empleados de nivel inferior relevantes para la adquisición y el almacenamiento. Considere una estructura de incentivos sostenibles que fomenta una cultura orientada a los resultados y la participación de los empleados.
  4. Entrenamiento efectivo: Se debe esperar que el gerente de adquisiciones celebre reuniones semanales del departamento que tengan una lista de verificación clara de lo que se debe discutir y lograr antes de la próxima reunión. El gerente no solo debe recibir capacitación continua, sino que también es responsable de realizar talleres para abordar las debilidades dentro del departamento. Proporcionar educación formal, ya sea un curso técnico o de certificación, ayuda no solo a la empresa, sino que también mantiene la retención de gerentes valiosos.

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