4 étapes à suivre pour une optimisation efficace de votre chaîne d’approvisionnement pharmaceutique

mars 18, 2019
4 Steps to Follow for Efficient Optimization of Your Pharma Supply Chain
Découvrez l'approche stratégique de l'approvisionnement, comprenez les concepts clés exécutant votre chaîne d'approvisionnement et découvrez comment les optimiser.

Ce n'est un secret pour personne que chaque distributeur de l'industrie des produits pharmaceutiques et de la santé doit s'attendre à des cycles de vente différents. Les temps de pointe pendant lesquels l'inventaire doivent être augmentés en raison de l'augmentation de la demande et des moments faibles où le stock doit être maintenu au minimum. Afin de bien faire les choses, les délais doivent être calculés méticuleusement. Cependant, un défi persistent - vos fournisseurs ne partageront pas leurs données de demande. Cela est généralement dû aux contraintes technologiques ou au manque d'incitations financières, ce qui entraîne des flux d'inventaire qui ne sont pas optimisés.

Un tel manque de coordination signifie que les distributeurs ont un contrôle limité sur leur chaîne d'approvisionnement, ce qui rend presque impossible de synchroniser la chaîne d'approvisionnement de bout en bout. Pourtant, il y a encore certaines mesures qu'un distributeur peut prendre pour atténuer les conséquences négatives.

Étape 1: Mettez en œuvre une approche stratégique de l'approvisionnement dans votre service d'approvisionnement

Le service d'approvisionnement d'une entreprise de distribution pharmaceutique ou médicale n'était responsable que de la manipulation des capitaux et des consommables. Cependant, ses responsabilités se sont désormais élargies pour inclure un plus large éventail de rôles et une coordination croisée. Cette complexité croissante nécessite une approche plus stratégique de l'approvisionnement.

Premièrement, il est important que le service d'approvisionnement comprenne les quatre aspects de la stratégie d'entreprise car il aborde tous ces composants:

  1. Identité de l'entreprise: Que fait l'entreprise et le service d'approvisionnement comprend-il vraiment le modèle d'entreprise?
  2. Placement du marché: Qui sont vos clients et que veulent-ils vraiment?
  3. Capacités de l'entreprise: Quelles sont vos forces, vos faiblesses et vos objectifs à long terme? Peuvent-ils être réalisés et quel est le plan de croissance de l'entreprise?
  4. Problèmes de gestion: L'entreprise a-t-elle les ressources nécessaires pour atteindre les objectifs?

Ensuite, envisagez des processus clairs, même des listes de contrôle, pour que votre service d'approvisionnement puisse suivre pendant le cycle des achats de paiement. "dépendre du système, et non la personne" devrait être la devise que le gestionnaire gère le département. Ainsi, chaque étape doit être clairement définie et systématisée en un «cycle de procurement à payer» plutôt que uniquement en fonction de chaque employé pour remplir son rôle.

  • Identifier les exigences
  • Autorisation de la demande d'achat
  • Contact avec les fournisseurs
  • Traitement et analyse des devis
  • Bon de commande
  • Transport/Importation
  • Réception et traitement des marchandises
  • Facturation

Étape 2: Soutenez votre planification des achats avec les données

L'analyse est impossible sans données. La bonne nouvelle est que la collecte de données, bien que parfois fastidieuse, est la partie facile. Le processus peut également être automatisé, dont nous discuterons plus tard. Un autre point positif est que vous pouvez le collecter avant même de décider des mesures par lesquelles vous souhaitez l'analyser. Cependant, vous devez d'abord déterminer le type de données à collecter et comment les classer au mieux.

Efficacité des stocks

La mise en œuvre du logiciel de planification des achats peut augmenter considérablement l'efficacité des stocks. Certains logiciels avancés peuvent même prendre en compte les prévisions météorologiques, les tendances en cours et les statistiques de santé nationales pour ajuster les prévisions d'offre et de demande. Quoi qu'il en soit, le logiciel n'est pas toujours une option due à des problèmes de compatibilité, à des contraintes financières ou à d'autres raisons. Si tel est le cas, vous pouvez décider des métriques de suivi des données simples. Cela garantira que la fuite de stock ou le surstockage est très limitée. De plus, la sophistication avec de nouveaux logiciels pourrait même ne pas être nécessaire pour obtenir des résultats si vous considérez la règle 80/20 - dépenser 20% de la durée, l'effort et les ressources pour atteindre une augmentation de 80% de l'efficacité. Parfois, seules les données simples qui sont déjà disponibles, ainsi que certaines mesures nouvellement rassemblées, doivent être implémentées efficacement afin d'obtenir des résultats suffisants et un meilleur contrôle sur votre inventaire.

Mesures de base spécifiques aux stocks que vous devez considérer:

  1. Inventaire total: La quantité totale de marchandises ou de matières premières à portée de main.
  2. Inventaire total en% de ventes: Inventaire à la fin de chaque trimestre divisé par les ventes pour la même période ⟶ Multipliez par 100.
  3. Rétallage d'inventaire: un ratio montrant combien de fois l'inventaire est vendu et Remplacé dans un délai donné.
  4. Inventaire turn days: jours dans la période d'inventaire divisée par le chiffre d'affaires de l'inventaire pour calculer les jours nécessaires pour vendre l'inventaire en main.
  5. Rapport de comptes payable: Montant total des achats effectués sur le crédit divisé par les comptes moyens payables en fonction d'une période donnée.
  6. Les jours de virage des comptes payables: Nombre moyen de jours qu'un paiement reste impayé.

Étape 3: Planifiez les délais de direction

Les distributeurs pharmaceutiques et médicaux ne devraient pas compter sur les fournisseurs pour respecter les délais, mais plutôt planifier toute la chaîne d'approvisionnement. Afin de bonnes pratiques d'inventaire, considérez la date à laquelle un produit particulier doit être sur l'étagère, puis travaillez à partir de là. Les données sur le point de vente (POA) vous informeront des produits qui devraient avoir la priorité, ce qui entraînera à son tour un cycle d'approvisionnement plus efficace. De plus, la pratique de l'examen des données POA reflète l'accent mis sur les résultats des patients, ce qui à son tour conduit également de meilleurs contrôles d'inventaire. Si les données POA ne sont pas disponibles, travaillez avec vos clients ou les détaillants pour en informer.

Un autre exemple de meilleure planification à travers la chaîne d'approvisionnement est de limiter la quantité vendue à chaque client, si un produit est faible en stock, plutôt que de manquer. D'autant plus que le dernier peut être la conséquence la plus préjudiciable d'un mauvais contrôle des stocks car elle entraîne non seulement une perte financière à court terme, mais également une perte possible de rétention des clients.

Envisagez de mettre en place un régime d'incitation où vous fournissez une partie de l'action maintenant, et le montant restant de stock plus tard à une légère remise, car de cette manière, vous pouvez être confiant de maintenir la vente et d'atteindre la fidélisation de la clientèle.

… Pour atteindre l'efficacité des stocks, considérez la règle 80/20: passez 20% du temps, de l'effort et des ressources pour atteindre une augmentation de 80% de l'efficacité.

Étape 4: Autonomiser vos managers

En plus de l'importance des systèmes et des processus, les gestionnaires capables, en particulier le gestionnaire des achats, sont également essentiels pour les opérations d'une entreprise de distribution réussie. Tous doivent suivre une formation adéquate et avoir les outils nécessaires pour gérer efficacement leurs départements respectifs.

  1. Communication croisée: Les réunions de gestion structurée sont absolument cruciales pour les opérations efficaces de toute organisation. Le directeur de chaque département doit connaître les problèmes et défier les problèmes de l'entreprise. S'impliquer dans les processus d'autres départements doit être encouragé, mais uniquement lorsque une telle implication est structurée. Il doit également y avoir une plate-forme informatique pour faciliter la communication entre les gestionnaires pour partager des informations et attribuer des tâches.
  2. Département des Acrussions KPI: Créez un moyen de suivre les performances du service des achats. Dans une entreprise de distribution, il est courant que le service des ventes disposait de KPI (indicateurs de performance clés) ou d'objectifs de vente. Au contraire, la même chose n'est souvent pas mise en œuvre pour le service des achats.
  3. Incitations financières: L'amélioration de l'efficacité du cycle d'approvisionnement devrait être incitée aux gestionnaires impliqués, et peut-être même des employés de niveau inférieur à l'approvisionnement et à l'entreposage. Considérez une structure incitative durable qui encourage une culture axée sur les résultats et l'engagement des employés.
  4. Formation efficace: Le responsable des achats devrait organiser des réunions hebdomadaires du département qui ont une liste de contrôle claire de ce qui doit être discuté et réalisé avant la prochaine réunion. Non seulement le gestionnaire doit recevoir une formation continue, mais aussi être responsable de la conduite d'ateliers pour résoudre les faiblesses au sein du département. Fournir une éducation formelle, qu'il s'agisse d'un cours technique ou de certification, aide non seulement l'entreprise mais maintient également la rétention de gestionnaires précieux.

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