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4 pasos a seguir para una optimización eficiente de su cadena de suministro de Pharma

Conozca el enfoque estratégico de las adquisiciones, comprenda los conceptos clave de su cadena de suministro y descubra cómo optimizarlos.

By AdvaCare Pharma USA Emerging Markets Research Team

No es un secreto que cada distribuidor en la industria farmacéutica y de productos para la salud tiene que esperar diferentes ciclos de ventas. Horas pico durante las cuales se debe aumentar el inventario debido al aumento de la demanda, y tiempos reducidos cuando el stock debe mantenerse al mínimo. Para hacerlo bien, los tiempos de entrega se deben calcular meticulosamente. Sin embargo, persiste un desafío: sus proveedores no compartirán sus datos de demanda. Esto generalmente se debe a restricciones tecnológicas o falta de incentivos financieros, lo que resulta en flujos de inventario que no están optimizados.

Esta falta de coordinación significa que los distribuidores tienen un control limitado sobre su cadena de suministro, lo que hace que sea casi imposible sincronizar la cadena de suministro de extremo a extremo. Sin embargo, todavía hay algunos pasos que un distribuidor puede tomar para mitigar las consecuencias negativas.

 

MEDIDA 1: Implemente un Enfoque Estratégico para Sourcing en su Departamento de Compras

El Departamento de Adquisiciones en una empresa farmacéutica o de distribución médica solía ser responsable solo del manejo de capital y consumibles. Sin embargo, sus responsabilidades ahora se han ampliado para incluir una gama más amplia de funciones y la coordinación entre departamentos. Esta creciente complejidad requiere un enfoque más estratégico para la adquisición.

En primer lugar, es importante que el departamento de adquisiciones entienda los cuatro aspectos de la estrategia corporativa porque afecta a todos estos componentes:

  1. Identidad de la empresa: ¿Qué hace la compañía y el Departamento de Adquisiciones realmente entiende el modelo de negocio?
  2. Colocación en el mercado: ¿Quiénes son sus clientes y qué quieren realmente?
  3. Capacidades de la empresa: ¿Cuáles son sus fortalezas, debilidades y metas a largo plazo? ¿Se pueden lograr y cuál es el plan de crecimiento de la empresa?
  4. Problemas de gestión: ¿Tiene la empresa los recursos necesarios para cumplir los objetivos?

Luego, considere procesos claros, incluso listas de verificación, para que su departamento de adquisiciones los siga durante el ciclo de procuración a pagar. “Depender del sistema, no de la persona” debe ser el lema que el gerente dirige el departamento. Por lo tanto, cada paso debe estar claramente definido y sistematizado en un “Ciclo de Adquisición para Pagar” en lugar de depender solo de cada empleado para cumplir su función.

  • Requisito de identificación
  • Autorización de Solicitud de Compra
  • Contactar con el (los) vendedor (es)
  • Procesamiento y análisis de cotización (es)
  • Orden de compra
  • Transporte / Importación
  • Recepción y Procesamiento de Bienes
  • Facturación

MEDIDA 2: Apoye su planificación de compras con datos

El análisis es imposible sin datos. La buena noticia es que la recopilación de datos, aunque a veces es tediosa, es la parte fácil. El proceso también puede ser automatizado, lo cual discutiremos más adelante. Otro punto positivo, es que puede recopilarlo incluso antes de decidir las métricas por las que desea analizarlo. Sin embargo, primero debe determinar qué tipo de datos recopilar y cómo clasificarlos mejor.

Eficiencia de inventario

La implementación del software de planificación de adquisiciones puede aumentar significativamente la eficiencia del inventario. Algunos programas avanzados pueden incluso tener en cuenta los pronósticos meteorológicos, las tendencias actuales y las estadísticas nacionales de salud para ajustar los pronósticos de oferta y demanda. De todos modos, el software no siempre es una opción debido a problemas de compatibilidad, restricciones financieras u otras razones. Si este es el caso, puede decidir sobre métricas de seguimiento de datos simples. Esto asegurará que el agotamiento de existencias o el exceso de existencias sea altamente limitado. Además, la sofisticación con el nuevo software podría no ser necesaria para obtener resultados si considera la regla 80/20: gastar el 20% del tiempo, esfuerzo y recursos para lograr un aumento del 80% en la eficiencia. A veces, solo los datos simples que ya están disponibles, junto con algunas métricas recién recopiladas, deben implementarse de manera efectiva para obtener resultados suficientes y un mejor control sobre su inventario.

Métricas básicas específicas del inventario que debe considerar:

  1. Inventario total: la cantidad total de mercaderías o materias primas disponibles.
  2. Inventario total como % de ventas: inventario al final de cada trimestre dividido por ventas para el mismo período ⟶ se multiplica por 100.
  3. Rotación de inventario: una relación que muestra cuántas veces se vende y se reemplaza el inventario dentro de un tiempo determinado.
  4. Días de rotación del inventario: días en el período de inventario dividido por la rotación del inventario para calcular los días necesarios para vender el inventario disponible.
  5. Volumen de negocios de las cuentas por pagar: monto total de las compras realizadas a crédito dividido por el promedio de cuentas por pagar en función de un período determinado.
  6. Días de cambio de las cuentas por pagar: número promedio de días que un pago no se paga.

 

 

MEDIDA 3: Planifique los plazos de entrega

Los distribuidores farmacéuticos y médicos no deben confiar en que los proveedores cumplan con los plazos, sino que deben planificar en toda la cadena de suministro. Como una cuestión de buenas prácticas de inventario, considere la fecha en que un producto en particular debe estar en el estante, luego trabaje hacia atrás desde allí. Los datos del punto de venta (POA) le informarán sobre los productos que deberían tener prioridad, y esto a su vez impulsará un ciclo de adquisiciones más eficiente. Además, la práctica de considerar los datos de POA refleja un enfoque en los resultados del paciente, que a su vez también impulsa mejores controles de inventario. Si los datos de POA no están disponibles para usted, trabaje con sus clientes o los minoristas para informarse al respecto.

Otro ejemplo de una mejor planificación a lo largo de la cadena de suministro es limitar la cantidad vendida a cada cliente, si un producto tiene poco stock, en lugar de quedarse sin él. Especialmente porque lo último puede ser la consecuencia más dañina de un control de inventario deficiente, ya que no solo da como resultado una pérdida financiera a corto plazo, sino también una posible pérdida de retención de clientes.

Considere establecer un esquema de incentivos donde usted proporcionaría parte de las acciones ahora, y la cantidad restante de acciones más tarde con un ligero descuento, ya que de esta manera puede estar seguro de mantener la venta y lograr la retención de clientes.

 

… para lograr la eficiencia del inventario, considere la regla 80/20: invierta el 20% del tiempo, el esfuerzo y los recursos para lograr un aumento del 80% en la eficiencia.

 

 

MEDIDA 4: Capacita a tus gerentes

Además de la importancia de los sistemas y procesos, los gerentes capaces, especialmente el gerente de adquisiciones, también son vitales para las operaciones de un negocio de distribución exitoso. Todos ellos deben pasar por una capacitación adecuada y contar con las herramientas necesarias para administrar de manera efectiva sus respectivos departamentos.

  1. Comunicación interdepartamental:
    Las reuniones de administración estructurada son absolutamente cruciales para las operaciones efectivas de cualquier organización. El gerente de cada departamento debe conocer los problemas actuales y los desafíos que enfrenta toda la empresa. Debe alentarse involucrarse en los procesos de otros departamentos, pero solo cuando dicha participación esté estructurada. También debe haber una plataforma de TI para facilitar la comunicación entre los gerentes para compartir información y asignar tareas.
  2. KPIs del departamento de adquisiciones:
    Crear una forma de seguir el rendimiento del departamento de compras. En un negocio de distribución, es común que el departamento de ventas tenga KPI (indicadores clave de rendimiento) u objetivos de ventas. Por el contrario, a menudo no se implementa lo mismo para el departamento de adquisiciones.
  3. Incentivos financieros:
    Se debe incentivar la mejora de la eficiencia del ciclo de adquisiciones para los gerentes involucrados, y quizás incluso para empleados de niveles inferiores relacionados con las adquisiciones y el almacenamiento. Considere una estructura de incentivos sostenible que fomente una cultura orientada a los resultados y el compromiso de los empleados.
  4. Entrenamiento efectivo:
    Se debe esperar que el gerente de adquisiciones celebre reuniones semanales del departamento que tengan una lista de verificación clara de lo que se debe discutir y lograr antes de la próxima reunión. No solo el gerente debe recibir capacitación continua, sino que también debe ser responsable de realizar talleres para abordar las debilidades dentro del departamento. Proporcionar educación formal, ya sea un curso técnico o de certificación, ayuda no solo a la empresa, sino que también mantiene la retención de valiosos gerentes.
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